Thông tư 20/2026/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 12/3/2026, áp dụng từ năm tính thuế 2025, thay thế Thông tư 78/2014, 96/2015 và một số thông tư khác. Văn bản này thiết lập khung chứng từ mới cho chi phí được khấu trừ thuế TNDN, tăng cường tính minh bạch và giảm tranh chấp với cơ quan thuế.
Vì sao Thông tư 20 quan trọng?
Thông tư 20 không chỉ là cập nhật thường lệ. Nó củng cố khung pháp lý thuế TNDN theo nhiều hướng: cung cấp hướng dẫn chi tiết cho từng loại chi phí, giảm sự mơ hồ, tạo cơ sở pháp lý vững chắc hơn cho doanh nghiệp khi bảo vệ khoản khấu trừ trong thanh tra, và lần đầu tiên quy định chứng từ cho các chi phí liên quan đến chuyển đổi xanh (giảm phát thải khí nhà kính), phát triển bền vững và một số chi phí hoạt động không tương ứng với doanh thu trong cùng kỳ.
Yêu cầu chứng từ theo từng loại chi phí
Để được khấu trừ, chi phí phải đáp ứng các điều kiện: thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh; có hóa đơn hợp pháp và chứng từ hỗ trợ đầy đủ; thanh toán không dùng tiền mặt cho giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT); không thuộc danh mục chi phí không được khấu trừ. Thông tư 20 hướng dẫn chi tiết “chứng từ hỗ trợ đầy đủ” cho từng loại chi phí phổ biến.
| Loại chi phí | Chứng từ yêu cầu |
|---|---|
| Nguyên vật liệu, hàng hóa | Hợp đồng, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, hóa đơn, chứng từ thanh toán |
| Chi phí nhân công | Hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ nộp BHXH, chứng từ thanh toán |
| Chi phí khấu hao TSCĐ | Biên bản bàn giao, hóa đơn mua sắm, chứng từ thanh toán, bảng tính khấu hao |
| Chi phí thuê nhà, văn phòng | Hợp đồng thuê, hóa đơn, chứng từ thanh toán, biên bản bàn giao mặt bằng |
| Chi phí quảng cáo, tiếp thị | Hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán, tài liệu chứng minh dịch vụ đã thực hiện |
| Chi phí hội nghị, công tác | Quyết định cử đi, chương trình hội nghị, báo cáo kết quả, hóa đơn, chứng từ thanh toán |
| Chi phí đào tạo | Kế hoạch đào tạo, danh sách học viên, chứng chỉ (nếu có), hóa đơn, chứng từ thanh toán |
| Chi phí nghiên cứu phát triển (R&D) | Đề cương, báo cáo kết quả, hóa đơn, chứng từ thanh toán, tài liệu chứng minh nội dung |
| Chi phí giảm phát thải khí nhà kính | Kế hoạch, báo cáo giám sát, chứng nhận (nếu có), hóa đơn, chứng từ thanh toán |
| Chi phí phát triển bền vững | Báo cáo phát triển bền vững, tài liệu dự án, hóa đơn, chứng từ thanh toán |
| Chi phí trả trước dài hạn | Hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán, bảng phân bổ chi phí |
| Chi phí lãi vay | Hợp đồng vay, sao kê ngân hàng, chứng từ thanh toán lãi |
| Chi phí mua bảo hiểm | Hợp đồng bảo hiểm, hóa đơn, chứng từ thanh toán |
| Chi phí pháp lý, tư vấn | Hợp đồng dịch vụ, báo cáo kết quả, hóa đơn, chứng từ thanh toán |
| Chi phí từ thiện, tài trợ | Biên bản tài trợ, giấy xác nhận của đơn vị thụ hưởng, hóa đơn, chứng từ thanh toán |
| Chi phí trích lập dự phòng | Bảng tính trích lập, tài liệu chứng minh khoản nợ khó đòi/hàng tồn kho giảm giá |
Rủi ro thường gặp khi thanh tra thuế
Cơ quan thuế tập trung vào các điểm yếu: thiếu hoặc không đầy đủ hóa đơn cho bất kỳ khoản chi nào – dù nhỏ; thanh toán tiền mặt từ 5 triệu đồng trở lên không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt; không chuẩn bị chứng từ kịp thời cho chi phí không thường xuyên như chi phí R&D thất bại, thanh lý tài sản, tiền thuê đất trước hoạt động; thiếu chứng từ cho các giao dịch ủy quyền của nhân viên (mua hộ, tạm ứng) – nhiều doanh nghiệp không có quy chế tài chính nội bộ, chính sách ủy quyền, hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ cả nhân viên và công ty; không hạch toán riêng hoạt động được hưởng ưu đãi thuế và không được hưởng – dễ dẫn đến mất ưu đãi toàn bộ.
Checklist tuân thủ cho bộ phận tài chính – kế toán
Để tuân thủ Thông tư 20, doanh nghiệp nên thực hiện 6 bước: (1) Rà soát quy chế tài chính nội bộ, đảm bảo bao gồm chính sách đào tạo, ủy quyền nhân viên và các quy định khác; (2) Ban hành chính sách thanh toán không dùng tiền mặt bắt buộc cho mọi chi phí từ 5 triệu đồng trở lên; (3) Chuẩn bị các mẫu chứng từ chuẩn cho biên bản tài trợ, biên bản hủy tài sản, báo cáo nghiên cứu và các tài liệu khác; (4) Đào tạo nhân viên, đặc biệt là bộ phận mua sắm, dự án và kế toán về quy định mới; (5) Tự kiểm tra trước khi nộp tờ khai quyết toán thuế TNDN năm, tập trung vào các khoản chi lớn bằng tiền mặt, giao dịch ủy quyền nhân viên và chi phí bất thường; (6) Lưu trữ toàn bộ chứng từ trong thời hạn luật định – thường là 10 năm cho mục đích thuế, bao gồm hóa đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng và quyết định nội bộ.
Thông tư 20 đánh dấu bước tiến quan trọng hướng tới minh bạch và nhất quán trong quản lý chi phí khấu trừ thuế TNDN tại Việt Nam. Mặc dù yêu cầu cao hơn về chứng từ và tăng gánh nặng tuân thủ, nhưng doanh nghiệp nhận được hướng dẫn rõ ràng hơn từ cơ quan thuế. Doanh nghiệp nên tận dụng cơ hội này để rà soát quy trình, tăng cường kiểm soát nội bộ và đảm bảo lưu giữ chứng từ phù hợp ngay từ đầu. Cách tiếp cận chủ động sẽ giúp tuân thủ thuế và giảm rủi ro bị điều chỉnh thuế, phạt và tranh chấp kéo dài.
Theo Vietnam Briefing
Ảnh: Leeloo The First / Pexels
