Khảo sát AI Impact Report 2026 của Intuit dựa trên hơn 34.000 doanh nghiệp nhỏ tại Mỹ cho thấy 77% trong số đó sử dụng AI hàng ngày. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp này chưa xây dựng chính sách AI nội bộ. AI được đưa vào hoạt động kinh doanh một cách tự phát, mỗi bộ phận tự đăng ký các gói đăng ký riêng lẻ, dẫn đến tình trạng không ai tạo ra một bộ quy tắc chung.
Quy định mới ập đến khi chưa có nội quy
Ngày 2/8 tới, EU sẽ thực thi các điều khoản về minh bạch trong Đạo luật AI (AI Act). Các doanh nghiệp có giao dịch với người dùng EU, bất kể có thuộc đối tượng điều chỉnh hay không, đều phải thông báo khi người dùng tương tác với hệ thống AI, đồng thời có thể phải gắn nhãn nội dung do AI tạo ra hoặc chỉnh sửa. Tại Mỹ, 47 bang đã ban hành luật về truyền thông do AI tạo ra, nhưng mỗi bang có tiêu chuẩn riêng, gây khó khăn cho doanh nghiệp. Ủy ban Thương mại Liên bang (FTC) đang lấy ý kiến công chúng đến ngày 31/7 về dự thảo chính sách về độ chính xác của hệ thống AI, nhưng các quy định liên bang có thể xung đột với luật bang hiện hành.
Chi phí thực tế khi thiếu chính sách AI
Khảo sát của Black Fog/Sapio trên 2.000 nhân viên tại các doanh nghiệp Mỹ và Anh có quy mô trên 500 người cho thấy 49% nhân viên sử dụng các công cụ AI không được phê duyệt, trong đó 58% dùng bản miễn phí. Các bản miễn phí thường thiếu tính năng quản lý dữ liệu mạnh mẽ. Hậu quả là nhân viên đăng thông tin khách hàng lên tài khoản cá nhân, dữ liệu tài chính nhạy cảm bị rò rỉ ngoài tầm kiểm soát của chủ doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không cung cấp giải pháp AI được phê duyệt và không có chính sách bảo mật dữ liệu AI, mỗi nhân viên sẽ tự tạo ra chính sách riêng, dẫn đến rủi ro như lộ dữ liệu khách hàng, mất giọng nói thương hiệu do nội dung AI kém chất lượng, hoặc dữ liệu khách hàng bị sử dụng trái phép trong các tính năng AI tích hợp sẵn.
Chính sách AI chỉ cần một trang giấy
Một chính sách AI hiệu quả không cần dày cộp, chỉ cần một tờ giấy gồm 5 phần ngắn, trả lời các câu hỏi thực tế từ cơ quan quản lý, khách hàng và nhân viên:
| Phần | Nội dung |
|---|---|
| Công cụ được phê duyệt | Liệt kê tất cả công cụ AI nhân viên được phép dùng, xác định quyền truy cập vào tài khoản nào và ai có thẩm quyền phê duyệt công cụ mới. |
| Quy tắc dữ liệu | Nêu rõ thông tin không được nhập vào AI: tên khách hàng, thông tin tài khoản, dữ liệu tài chính, sức khỏe, dữ liệu thuộc NDA. Đây là phòng tuyến bảo vệ khỏi ngày tồi tệ nhất. |
| Công khai | Quy định tần suất thông báo cho khách hàng khi họ tương tác với AI, nơi gắn nhãn nội dung AI. Nên tuân thủ tiêu chuẩn EU ngay cả khi không có khách hàng EU, vì tiêu chuẩn này đang lan rộng xuyên biên giới. |
| Tiêu chuẩn kiểm duyệt | Xác định các đầu việc phải có con người soát xét trước khi công bố, như nội dung gửi khách hàng, báo giá, văn bản pháp lý và y tế. |
| Chi tiêu và kiểm toán | Gộp mọi chi phí AI vào một hạng mục ngân sách có giới hạn, so sánh chi tiêu hàng tháng với kết quả đạt được. Điều này giúp chủ doanh nghiệp có bằng chứng về ROI. |
Bắt đầu từ thứ Hai: quy trình xây dựng
Trước tiên, hãy tuyên bố ân xá: yêu cầu nhân viên khai báo tất cả công cụ AI họ đang sử dụng, hứa không phạt nếu nói thật. Việc này giúp biết chính xác ai dùng gì, tránh cấm nhầm công cụ không ai dùng và bỏ sót công cụ nhiều người dùng. Sau đó, 5 phần chính sách nên được soạn thảo khi có sự tham gia của toàn đội. Những nhân viên thực tế sử dụng AI mới biết các câu hỏi quan trọng: có thiết bị ghi âm trong cuộc gọi khách hàng không? Bản nháp đề xuất có bị coi là AI sinh? Tài khoản miễn phí do nhân viên tự trả có được dùng cho công việc? Chính sách do người dùng tạo ra sẽ được tuân thủ; chính sách do lãnh đạo ban hành đơn phương sẽ bị phá vỡ, đó là nguồn gốc của vấn đề AI ngầm. Cuối cùng, lên lịch xem xét chính sách hàng quý. Công cụ mới xuất hiện hàng tháng, quy định thay đổi nhanh hơn nữa. Một chính sách 1 trang được xem xét 4 lần/năm sẽ giữ được hiệu lực; một chính sách 10 trang không bao giờ xem xét chỉ là trang trí.
Chính sách AI cũng là tài liệu bán hàng
Ngoài tuân thủ, lợi ích thương mại còn quan trọng hơn. Các khách hàng lớn đang chuyển các lo ngại về AI xuống chuỗi cung ứng. Họ hỏi: dữ liệu khách hàng được lưu trữ ở đâu? Ai xem xét đầu ra AI trước khi gửi? Những câu hỏi này xuất hiện trong đánh giá bảo mật, thương lượng hợp đồng và gia hạn. Chủ doanh nghiệp có chính sách AI 1 trang có thể trả lời ngay lập tức, tạo ấn tượng chuyên nghiệp so với đối thủ ứng biến. Chính sách này cũng giúp nhân viên hiểu rõ công cụ nào được phép và giảm bớt lo lắng bị mất việc vì lạm dụng AI.
Theo Forbes JAPAN
Ảnh: Kuma Jio / Pexels
