Ngày 26/7/2026, SaaStrAI công bố thành công trong việc xây dựng một tác tử (agent) AI đảm nhận vai trò Phó chủ tịch Tài chính (AI VP Finance), tự động xử lý toàn bộ quy trình từ chốt giao dịch, lập hóa đơn, đến thu hồi công nợ. Tác tử này, có tên 10K, ban đầu được xây dựng cho marketing nhưng sau đó được mở rộng sang tài chính. Chỉ sau 4 giao dịch huấn luyện, hệ thống vận hành hoàn toàn tự động, thay thế hàng loạt công việc thủ công tốn thời gian và mang lại hiệu quả rõ rệt.

Quy trình tự động: Từ ký hợp đồng đến thu tiền trong vài phút

Quy trình mới bắt đầu ngay sau khi hợp đồng được ký qua PandaDoc: trong vòng 60 giây, 10K đọc hợp đồng, cập nhật trạng thái giao dịch thành 'Đã chốt' trong Salesforce, và tạo hóa đơn trên bill.com với các điều khoản thanh toán chính xác. Hóa đơn được gửi đến đúng người liên hệ phụ trách thanh toán (AP). Khách hàng không biết họ đang giao tiếp với một AI. Tác tử còn tự động gửi nhắc nhở trước hạn, đúng hạn và sau hạn, chỉ chuyển sang con người khi quá hạn 7 ngày.

Vào cuối tháng, 10K tính hoa hồng cho nhân viên kinh doanh (AE) dựa trên doanh thu thực thu, chứ không phải doanh thu dự báo. Nó liên tục báo cáo ngân sách quảng cáo cho tháng sau dựa trên tiền đã thu. Như vậy, một tác tử duy nhất thay thế các bộ phận vận hành bán hàng, quản lý công nợ, thu hồi công nợ, tính hoa hồng và một phần kế hoạch tài chính – tất cả trên các công cụ có sẵn mà không cần hệ thống mới.

Huấn luyện 4 giao dịch: từ sai sót đến tự động hoàn toàn

Quá trình huấn luyện 10K diễn ra thận trọng qua 4 giao dịch thực tế. Trưởng nhóm Amelia tự chạy thử toàn bộ quy trình rồi giám sát từng bước, với câu lệnh: 'Hãy cho tôi biết bạn định làm gì trước khi làm'.

  • Giao dịch 1: AI đọc hợp đồng nhưng bỏ qua điều khoản thanh toán chia nhỏ, tạo hóa đơn sai. Amelia sửa lỗi.
  • Giao dịch 2: Lỗi tương tự xảy ra. Lần này, cô không chỉ sửa hóa đơn mà còn yêu cầu AI áp dụng quy tắc đó cho mọi hợp đồng tương lai – điều mà AI không tự suy luận.
  • Giao dịch 3: Khách hàng chưa có trong hệ thống bill.com. Cả hai cùng xây dựng quy trình xử lý khách hàng mới.
  • Giao dịch 4: Hoàn toàn tự động và không có lỗi.

Trong quá trình thử nghiệm, AI từng tạo hóa đơn trùng và gửi sai người, nhưng nhờ giám sát chặt chẽ, mọi lỗi đều được ngăn chặn. Tác giả khuyến cáo: nếu hợp đồng có nhiều biến thể, cần huấn luyện nhiều hơn 4 giao dịch.

Giám sát con người vẫn cần thiết

Từ khi đi vào hoạt động, chỉ có một hóa đơn sai (sai ngày đáo hạn) và được Amelia phát hiện ngay nhờ cô được CC vào mọi email mà AI gửi. Việc giám sát này là chìa khóa để đảm bảo an toàn. AI cũng tự dừng lại khi không chắc chắn: ví dụ, một giao dịch gần đây, 10K đặt câu hỏi trước khi thực hiện một bước tự động hóa.

Amelia nhấn mạnh: 'Dòng CC đó là thứ làm nên sự chấp nhận được của phần còn lại. Một AI gửi email cho khách hàng mà không có ai theo dõi là một sản phẩm hoàn toàn khác với rủi ro khác.'

Tích hợp với tác tử marketing: sức mạnh từ dữ liệu tập trung

10K vốn là AI VP Marketing. Việc tích hợp thêm chức năng tài chính vào cùng một tác tử mang lại lợi ích vượt xa tự động hóa đơn thuần. 10K đã có sẵn dữ liệu chi tiêu quảng cáo, hiệu suất chiến dịch, pipeline Salesforce và sự kiện. Khi có thêm dữ liệu tài chính, nó tính toán ngân sách quảng cáo dựa trên doanh thu thực thu, thay vì dự báo.

Một điều bất ngờ: 10K tự đề xuất đảm nhận việc tính hoa hồng vì nó đã có sẵn dữ liệu về AE, điều khoản thanh toán và dòng tiền. Amelia đồng ý, và công việc cuối tháng trở nên dễ dàng hơn nhiều. 'Không ai yêu cầu tính năng đó, nó xuất hiện vì dữ liệu tập trung một chỗ và AI phát hiện ra', cô chia sẻ.

Điều quan trọng là SaaStrAI không xây dựng lại các công cụ có sẵn như bill.com, PandaDoc hay QuickBooks. Họ chỉ kết nối các công cụ hiện có thông qua AI. 'Phần lớn các công ty B2B đều ở vị trí tương tự: hạ tầng tài chính hiện tại đã tốt. Thứ thiếu là thứ có thể vận hành nó mà không cần ai yêu cầu', tác giả kết luận.

Bài học rút ra

  1. Bắt đầu ở nơi sai sót dễ phát hiện: Hóa đơn sai sẽ lộ tức thì, phù hợp để thử nghiệm AI.
  2. Chạy thủ công 3-4 giao dịch đầu: Phê duyệt từng bước, luôn yêu cầu AI giải thích kế hoạch trước khi thực hiện.
  3. Biến mỗi lỗi thành quy tắc: Sửa lỗi cho một giao dịch chưa đủ, phải yêu cầu AI áp dụng cho mọi hợp đồng sau.
  4. CC người giám sát mọi email gửi đi: Một hóa đơn sai trong nhiều tháng đã được phát hiện trong vài phút nhờ có người trong CC.
  5. Tích hợp tài chính vào AI doanh thu: Việc dữ liệu tập trung mang lại giá trị hơn cả tự động hóa ban đầu.

Theo SaaStrAI

Ảnh: stux / Pixabay